З метою проведення аналітичної роботи та об’єктивності показників статистичних звітів, відповідно до Закону України "Про судоустрій і статус суддів", на виконання плану роботи суду в Світловодському міськрайонному суді Кіровоградської області, вжито ряд організаційних та практичних заходів, спрямованих на покращення статистичної роботи щодо первинного обліку справ та матеріалів, правильності складання статистичних звітів, достовірності показників та вчасного подання їх до територіального управління.

Протягом 2013 року внесення та опрацювання даних здійснювалося за допомогою комп’ютерної програми "Д-3", яка почала функціонувати з 01.01.2011р, що включає, зокрема: реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції й етапів її руху; автоматизований розподіл справ між суддями, надання учасникам судових процесів інформації про стан розгляду справ, у яких вони беруть участь; централізоване зберігання текстів судових рішень та інших процесуальних документів; підготовку статистичних даних тощо. Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів, складання звітів забезпечені інструктивними матеріалами, володіють знаннями інструкцій, мають практичний досвід роботи. Взагалі, застосування нових інформаційних технологій у роботі суду стало дієвим засобом підвищення ефективності роботи, оскільки значно зменшилися паперовий докуметообіг і можливість помилки та невчасного розгляду відповідного документа в судовому діловодстві. Крім того, за допомогою програми здійснюється автоматичне відправлення судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень.

На забезпечення більш оперативного розгляду судових справ, уникнення затягування судового розгляду в зв’язку з неможливістю того чи іншого учасника процесу прибути безпосередньо до зали судового засідання та покращення доступу до правосуддя в цілому, в 2013 році в суді запроваджено проведення судових засідань в режимі відеоконференції.

Крім того, в суді запроваджено інформаційно-телекомунікаційну технологію "Електронний суд", яка дозволяє здійснювати обмін процесуальними документами в електронному вигляді, електронний прийом та відправку документів.

Протягом 2013 року з працівниками суду проводилися навчання по веденню діловодства та навчання по змінам до законодавства. Основна увага приділялася вивченню змін до Положення про автоматизовану систему документообігу, Інструкції про порядок роботи з технічними засобами відеозапису ходу і результатів процесуальних дій, проведених у режимі відеоконференції, під час судового засідання (кримінального провадження), Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, та вивчення інформації про поновлення до КП “Д-3” після випуску кожної нової версії.

Методичну допомогу працівникам апарату суду з ведення діловодства надає консультант суду, яка здійснює контроль за правильністю заповнення працівниками суду обліково-статистичних карток, карток на підсудних, карток на матеріальні збитки в кримінальних провадженнях та ін.

Контроль за дотриманням працівниками апарату суду виконавської дисципліни та вимог "Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді" щодо первинного обліку і ведення судової статистики здійснюється керівником апарату суду та старшим секретарем суду, шляхом проведення перевірок роботи працівників апарату суду.

Обліково-статистичну роботу та складання статистичних звітів про роботу суду виконує консультант суду. В її обов’язки також входить виконання аналітичної та кодифікаційної роботи. Крім того, Світловодський міськрайонний суд в першому півріччі 2013 року було визначено в якості пілотного для налагодження автоматичного розрахунку звітності. В зв’язку з цим, на протязі травня-червня місяця консультантом суду щотижнево проводилося тестування нових шаблонів звітів та результати (якість) формування звітів повідомлялися ТУ ДСА в Кіровоградській області та ДП Інформаційні судові системи. Як наслідок, всі звіти за 2013 рік було сформовано у автоматичному режимі за встановленими формами, здано згідно з графіком, що затверджений керівництвом територіального управління державної судової адміністрації. При здачі річних звітів не було допущено жодної помилки по всіх формах звітності, що свідчить про належну підготовку відповідальної особи.

За планом роботи суду, після складання статистичних звітів за 2013 рік, заплановано протягом січня місяця проведення аналізів та узагальнень по результатам роботи суду за звітній період. Заздалегідь визначені відповідальні особи за проведення аналітичної роботи. Під час аналізу здійснення судочинства за 2013 рік визначаються якісні та кількісні показники роботи суду та підготовлено інформацію про навантаження на суддів Світловодського міськрайонного суду за вказаний період. Результати підсумків роботи за звітній період оголошуються на зборах суддів та оперативній нараді працівників апарату суду та розміщуються на офіційному веб-сайті Світловодського міськрайонного суду.

Планом роботи суду на перше півріччя 2014 року передбачено проведення систематичних перевірок по всіх напрямках роботи суду та проведення інформаційно - методичних занять з працівниками суду. До плану занять з працівниками апарату суду були включені основні питання ведення діловодства та обліково-статистичної звітності, роботи з технічними засобами фіксування судового процесу та роботою у КП "Д-3".

На апарат суду покладається організація та здійснення кадрової роботи в суді, в тому числі з питань організації підвищення кваліфікації суддів та працівників апарату суду. За звітній період участь у навчанні з підвищення кваліфікації, які проводилися Дніпропетровським відділенням Національної школи суддів України, пройшли 3 судді, та 2 секретаря суду. Крім того у Навчально-методичному центрі Держмоніторінгу України підвищили кваліфікацію 4 судді та 2 помічника судді.

З метою підвищення ефективності роботи працівників місцевих загальних судів особи, відповідальні за складання обліково-статистичних звітів та головний спеціаліст з інформаційних технологій, протягом 2013 року брали участь у відео семінарах.

З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки ми будемо продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми "Д-3"; планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів; під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню законодавчих актів, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів.